La loi 6698 sur la protection des données personnelles

1. OBJET ET CHAMP D'APPLICATION DE LA NOTICE D'INFORMATION

MERCAN KİMYA SAN VE TİC. A.Ş (Nº MERSIS : 0616030635600017) est une société anonyme cotée en bourse soumise au contrôle et à la surveillance des autorités de régulation compétentes en vertu de la législation sur les marchés de capitaux, notamment le Conseil des Marchés Financiers de Turquie (SPK) et le Dépositaire Central des Titres de Turquie (MKK). Dans ce cadre, nos processus de traitement et de transmission des données à caractère personnel ne se limitent pas uniquement à la loi nº 6698 relative à la protection des données personnelles (KVKK), mais s'exercent également dans le respect des règles des marchés de capitaux et des obligations juridiques connexes.

Notre Société attache une importance fondamentale à la sécurité des données personnelles relatives aux candidats à un poste, employés, stagiaires, dirigeants et collaborateurs de nos partenaires commerciaux et fournisseurs, actionnaires, représentants personnes physiques d'actionnaires, représentants des autorités de régulation et de contrôle, visiteurs, utilisateurs du site Internet ainsi qu'à toute autre personne physique nouant une relation juridique, administrative ou commerciale avec notre entreprise ; agissant en qualité de « responsable du traitement », elle traite ces données de manière licite, nécessaire et strictement proportionnée aux finalités poursuivies.

2. MODALITÉS DE COLLECTE ET FONDEMENTS JURIDIQUES DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Vos données personnelles peuvent être collectées par des procédés automatisés ou non automatisés aux fins de nouer ou d'exécuter des relations contractuelles avec notre Société, de gérer les recrutements, de constituer les dossiers du personnel, d'assurer la santé et la sécurité au travail, d'enregistrer les accès des visiteurs sur site, de coordonner les relations avec les fournisseurs, de satisfaire aux réglementations sectorielles applicables à la fabrication et au négoce de produits chimiques, de répondre à nos obligations légales et administratives envers les autorités compétentes et de remplir les exigences de reporting et d'information prévues par la législation financière.

Les données recueillies sont traitées conformément aux articles 5/2 (a-c-ç-e-f) et, le cas échéant, à l'article 6 de la loi KVKK nº 6698 ; sur les fondements légaux tenant au respect de nos obligations légales, à l'exécution de contrats et à la protection de nos intérêts légitimes. Les caméras de sécurité procèdent uniquement à un enregistrement visuel, sans aucune captation sonore.

3. CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

En fonction de la nature de vos relations avec notre Société, les catégories suivantes de données à caractère personnel peuvent faire l'objet d'un traitement :

• Données d'Identité : Nom et prénom, numéro d'identification national, date de naissance, informations requises figurant sur les pièces d'identité officielles, etc.
• Coordonnées : Numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale, coordonnées professionnelles internes et données utilisées dans les communications avec les actionnaires et investisseurs.
• Données Professionnelles et de Candidats : (Réservées aux employés/candidats) : Identité, coordonnées, parcours académique et références ; en cas d'embauche, bulletins de paie, déclarations de sécurité sociale (SGK) et dossiers de santé et sécurité au travail (İSG).
• Données Financières et Comptables : Renseignements de facturation et de paiement, coordonnées bancaires, données salariales et pièces fiscales.
• Données des Représentants Fournisseurs / Clients : Nom et prénom, fonction/titre, pouvoirs de signature, coordonnées et documents d'habilitation.
• Données du Registre des Visiteurs : Nom et prénom, heures d'entrée et de sortie (à des fins de sécurité des locaux).
• Données de Sécurité des Locaux : Enregistrements de vidéosurveillance par caméras de sécurité (sans enregistrement audio).
• Données de Sécurité Informatique : Journaux d'activité des systèmes d'information d'entreprise, fichiers logs.
• Données Relatives aux Procédures Juridiques : Informations nécessaires au suivi des dossiers contentieux et des démarches administratives ou judiciaires.

4. FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

• Exécution, gestion et suivi des opérations commerciales et engagements contractuels,
• Planification et pilotage des processus de ressources humaines,
• Démarches opérationnelles permettant de bénéficier de nos produits et prestations,
• Gestion de la chaîne d'approvisionnement et des achats,
• Réalisation des opérations financières, comptables et administratives,
• Mesure de la satisfaction des clients et partenaires et communication institutionnelle,
• Sécurisation des sites, des collaborateurs et des visiteurs,
• Respect et déploiement des protocoles de santé et sécurité au travail,
• Gestion des différends juridiques et préservation des droits de l'entreprise,
• Sécurité des systèmes informatiques et des technologies d'entreprise,
• Organisation des parcours de formation et du développement des compétences,
• Pilotage des risques et activités d'audit interne,
• Prise en compte des demandes officielles émanant des institutions publiques,
• Conformité au droit du travail, code de commerce, droit des obligations et normes de sécurité,
• Obligations relatives aux marchés financiers (communiqués sur la Plateforme de Divulgation Publique / KAP, etc.).

5. DESTINATAIRES ET MOTIFS DU TRANSFERT DES DONNÉES PERSONNELLES

Vos données personnelles peuvent être communiquées, en conformité avec la loi KVKK et les dispositions législatives en vigueur, aux tiers et organismes suivants :

• Institutions et organismes publics habilités (SPK, MKK, administrations fiscales, SGK, etc.),
• La Plateforme de Divulgation Publique (KAP) et les autorités de régulation financière compétentes,
• Conseils juridiques, experts-comptables, auditeurs et établissements d'intermédiation agréés,
• Nos filiales, sociétés affiliées et entités du groupe,
• Organismes de contrôle, commissaires aux comptes indépendants et partenaires commerciaux,
• Compagnies d'assurance privées.

Transfert à l'Étranger : Aux fins de maintenance de nos infrastructures informatiques, vos données peuvent être hébergées sur des serveurs situés à l'étranger par des prestataires de services d'infogérance en nuage tels que Microsoft 365, sous réserve de la mise en place de mesures de sécurité conformes à l'article 9 de la loi KVKK.

6. DURÉES DE TRAITEMENT ET DE CONSERVATION DES DONNÉES

Les délais de conservation par typologie d'activité sont consignés ci-après :

MERCAN KİMYA applique une périodicité de purge fixée à 6 mois. Les opérations systématiques de suppression, de destruction ou d'anonymisation interviennent aux mois de juin et de janvier de chaque année.

7. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

• Savoir si des données personnelles font l'objet d'un traitement et en solliciter communication,
• Connaître la finalité du traitement et s'assurer de leur utilisation conforme aux objectifs fixés,
• Identifier les tiers auxquels les données sont transmises, sur le territoire national ou à l'étranger,
• Demander la rectification de données incomplètes ou inexactes, ou leur effacement dès lors que les conditions requises sont remplies,
• Contester les résultats issus exclusivement d'analyses automatisées et solliciter réparation des préjudices subis en cas de traitement illicite.

8. MODALITÉS D'EXERCICE DES DROITS

Les personnes concernées peuvent transmettre leurs demandes et réclamations par les voies suivantes :

• Demande Écrite : En renseignant le formulaire disponible sur www.mercankimya.com.tr et en le déposant en mains propres ou par lettre recommandée avec accusé de réception à l'adresse : Hacı Eyüplü Mah. 3125 Sok No 23 Merkezefendi / Denizli / Turquie.
• Demande Électronique : Via Messagerie Électronique Enregistrée (KEP) à [email protected] ou par courriel standard à [email protected].

9. DOCUMENTS ET POLITIQUES ASSOCIÉS